資料檔案管理制度15篇【合集】

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編幫大家整理的資料檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

資料檔案管理制度1

　　第一條、項目檔案的整理

　　全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負責(zé)進行或組織，其內(nèi)容包括：

　　1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)�業(yè)分類；大中型項目按工程或?qū)�業(yè)分類，下設(shè)屬類。

　　2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設(shè)單位（并責(zé)成設(shè)計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。

　　3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

　　4、負責(zé)貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

　　第二條、項目檔案的移交

　　1、項目檔案驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的`項目，應(yīng)在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

　　2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。

　　3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項目。建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項目檔案。

資料檔案管理制度2

　　(一)試驗室內(nèi)業(yè)資料包括試驗檢測資料、規(guī)范、標準、專業(yè)技術(shù)圖書、文件及儀器設(shè)備檔案等;各級試驗機構(gòu)應(yīng)有專人管理。

　　(二)檔案資料應(yīng)指定專人管理試驗檢測資料,試驗檢測資料應(yīng)及時收集、整理,按不同試驗檢測項目分別編號、放置;檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄,資料按卷內(nèi)目錄有序放置;無關(guān)人員不得隨便查閱,需要借閱時,應(yīng)經(jīng)試驗室主任批準,管理人員應(yīng)辦理借閱登記手續(xù),借閱后要及時收回,以免丟失。

　　(三)標準、規(guī)范、技術(shù)圖書應(yīng)實行登記造冊,分別編制目錄,供查找方便;及時掌握新標準、規(guī)范變更情況,適時收集補充,不得采用作廢標準。

　　(四)文件應(yīng)按內(nèi)部、外部進行登記分類保管,內(nèi)部文件較多時,可再分為上級、同級、下級進行管理,年底按文件檔案管理要求歸檔。

資料檔案管理制度3

　　1. 1規(guī)范實驗室試劑的管理，遵循既有利于使用，又保證安全的原則，管好用好化學(xué)品，加強安全教育。

　　2范圍

　　2.1實驗室內(nèi)所用試劑藥品。

　　3職責(zé)

　　3.1用領(lǐng)取。

　　3.2實驗室管理人員負責(zé)實驗室操作人員試劑藥品的安全使用。

　　3.3實驗室操作人員準確掌握試劑藥品的安全使用，防止出現(xiàn)誤操作。

　　4試劑的保管

　　4.1化學(xué)試劑應(yīng)指定專人保管，并由賬目。

　　4. 2在固體試劑和液體試劑及化學(xué)性質(zhì)不同或滅火方法相抵觸的化學(xué)試劑應(yīng)分柜存放。

　　4.3受光照易變質(zhì)、易燃、易爆、易產(chǎn)生有毒氣體的`化學(xué)試劑應(yīng)存放在陰涼通風(fēng)處；易燃、易爆物應(yīng)遠離火源。

　　4.4易揮發(fā)試劑應(yīng)貯存在有通風(fēng)設(shè)備的房間內(nèi)。

　　4.5劇毒試劑應(yīng)專柜存放，雙人雙鎖保管。

　　4.6試劑使用應(yīng)有記錄，劇毒試劑的領(lǐng)用需實驗室負責(zé)人簽字。

　　4.7配制的試劑應(yīng)貼上標識，注明試劑名稱、濃度、配制時間、有效期及配制人。

　　4.8定期檢查試劑是否過期，過期試劑應(yīng)及時妥善處理。

　　4. 9配制的試劑除有特殊規(guī)定外，存放期不應(yīng)超過 個月。

　　4.10應(yīng)定期檢查試劑是否齊全，所缺試劑應(yīng)及時申請購買。

　　4.11標準物質(zhì)應(yīng)按規(guī)定存放，定期檢查是否完好，每次使用應(yīng)有相應(yīng)記錄，標準物質(zhì)證書統(tǒng)一存放在資料柜。

　　4.12化學(xué)品必須根據(jù)化學(xué)性質(zhì)分類存放，易燃、易爆、劇毒性、強腐蝕品不得混放，化學(xué)藥品需放在專用柜內(nèi)，有存放專用柜的儲藏室，有陰涼、通風(fēng)、防潮、避光等條件；有防火防潮安全設(shè)施。

　　4.13存放藥品要專人管理、領(lǐng)用，存放要建賬，所有藥品必須要有明顯的標識，對字跡不清楚的標簽要及時更換，對過期失效和沒有標簽的藥品不準使用，并要進行妥善處理。

資料檔案管理制度4

　　(1)檔案、資料工作人員要嚴格遵守單位有關(guān)管理制度,確保檔案資料的絕對安全。

　　(2)要認真保管好檔案資料,末經(jīng)允許,不準將檔案、資料帶到公共場所、家中及游覽、參觀、探親訪友,不準將檔案資料外借出私人。

　　(3)凡借閱檔案、商業(yè)資本嚴格履行審批手續(xù),需要摘錄的要記錄在登記冊上。

　　(4)要做好防火、防潮、防光、防蟲、防鼠工作。

　　(5)節(jié)假日前,要由領(lǐng)導(dǎo)同管理人員對辦公室認真進行一次安全檢查之后進行查封。

　　(6)檔案、資料工作人員對工作要認真負責(zé)任,堅守崗位,如發(fā)生意外事件要立即報告并積極采取有效措施。

資料檔案管理制度5

　　一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進行專業(yè)化管理。

　　二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

　　三、檔案資料員工作職責(zé)

　　1、負責(zé)做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

　　2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的.動態(tài)注記。

　　3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

　　4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

　　5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

　　6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

　　四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

　　五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

資料檔案管理制度6

　　第一條：為規(guī)范分局稅收征管資料管理，維護征管檔案的完整和安全，促進稅收征管檔案管理的發(fā)展，更好的為稅收征管服務(wù)，根據(jù)某地局iso9001質(zhì)量管理體系的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。

　　第二條：本制度所稱稅收征管資料，是指在征管全過程中形成的與稅收征管有關(guān)的文件、憑證、報表、帳冊、文書、案卷等不同形式或載體的記錄。

　　社會保險費和其他地方規(guī)費的征管資料管理適用本制度。

　　第三條：稅收征管資料管理遵循科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用、真實準確的原則。

　　稅收征管資料管理內(nèi)容包括采集（錄入）、整理、移交、歸檔、移送、保管、調(diào)閱等部分。

　　第四條：稅收征管資料管理實行屬地負責(zé)制，各征管組負責(zé)征管資料的收集、整理和歸檔等工作，綜合組負責(zé)征管資料管理工作的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，并接受上級稅務(wù)機關(guān)的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，不斷提高征管資料管理的質(zhì)量和水平。

　　第五條：建立征管資料檔案室和專用檔案柜，配備忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、保守機密、認真負責(zé)的.檔案管理人員。

　　第六條；征管資料按基本資料、分戶資料和綜合資料等分類管理，具體為：稅務(wù)登記類、帳簿憑證類、納稅申報類、稅款征收類、發(fā)票管理類、稅務(wù)檢查類、綜合類、征管質(zhì)量考核類等。

　　第七條：各征管組對征管資料的收集、整理、審核、歸檔一般按以下歸集流程操作：收集資料————整理資料————按年度、類別、保管期限分類————按標準裝訂資料————排列編號————裝盒編目————移交上柜。

　　第八條：綜合組在稅務(wù)檢查中形成的檢查資料，按規(guī)定整理、傳遞和歸檔，并在結(jié)案后10天內(nèi)復(fù)印送交征管組，進入戶管檔案。

　　第九條：歸檔資料必須是稅收征管各環(huán)節(jié)辦理完畢后的正式資料。資料應(yīng)文字清楚、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。資料格式原則上以上級局制定的表證單書式樣及規(guī)格為準。

　　第十條：企業(yè)、從事生產(chǎn)經(jīng)營的事業(yè)單位等的稅收征管資料實行一戶一檔。戶管檔案內(nèi)容應(yīng)包括從稅務(wù)登記到稅款入庫，整個征管過程的全部資料，并按稅務(wù)登記、納稅申報、稅款征收、稅務(wù)檢查、財務(wù)報表等項目分類順序歸檔。

　　個體工商戶的征管資料一般按街道、地段、行業(yè)等歸檔，實行十戶一檔。并按稅務(wù)登記、定稅、申報、征收、停復(fù)業(yè)等項目順序歸檔。

　　第十一條：分戶檔案中的稅務(wù)登記類資料歸入當(dāng)年度檔案。

　　第十二條：征管資料歸檔時，應(yīng)按稅收征管環(huán)節(jié)、時間順序依次排列。同類資料應(yīng)排放在一起，以便查閱和調(diào)用。

　　永久、長期保管的資料檔案必須去掉金屬物。

　　歸檔資料應(yīng)依據(jù)分類和資料編號編制資料目錄。目錄的標題應(yīng)按所歸檔的征管資料的分類填寫，并按資料的排列順序編寫頁碼。

　　歸檔資料目錄應(yīng)置于歸檔資料之首。

　　第十三條：建立健全征管資料的傳遞、登記、保管、借閱等項管理制度，并對資料的歸集、保管、借用等情況進行監(jiān)督檢查。

　　往年資料必須由檔案室保存，當(dāng)年資料由各征管組分別歸集，集中到專柜保管。

　　第十四條：征管資料檔案的保管必須做到“三�！�、“六防”，即：專人、專柜、專室，并有防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防高溫等措施。

　　第十五條：征管資料調(diào)閱、復(fù)制、移送應(yīng)嚴格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，履行必要的手續(xù)，依法為納稅人的情況保密。

資料檔案管理制度7

　　1、 藥品試劑由專人保管，建立細帳，做到帳物相符。

　　2、 藥品試劑用完后應(yīng)及時放回原處，每學(xué)期結(jié)束時清點一次。

　　3、 實驗室的藥品不得私自借出，如需借用，必須辦理借用手續(xù)。如不能及時歸還的，由借出人負責(zé)追回，外單位借用的，必須經(jīng)實驗室主任同意。

　　4、 凡因教學(xué)實習(xí)或科研在實驗室以外使用藥品時，必須在實驗室配制試劑。不能整瓶拿走，用完后，物品要及時歸還實驗室。

　　5、 因?qū)嶒�、實�?xí)或科研需要領(lǐng)用易燃、劇毒等物品的，必須填好申請單，注明所需數(shù)量、使用時間、使用原因等，經(jīng)批準后方可到實驗室領(lǐng)用，用剩的.須及時交回，不得隨意處置。實驗室應(yīng)做到精確計量和記載。

　　6、 易燃、易爆和劇毒危險藥品應(yīng)單獨存放，加強保管，一般情況下至少每月檢查一次，但在夏天、霉雨天至少一周檢查一次，以防藥品因變質(zhì)、分解等原因造成事故。

　　7、 盛裝危險物品的容器、變質(zhì)材料、廢液、廢渣必須按學(xué)校有關(guān)規(guī)定妥善處理，嚴禁隨意拋棄。

資料檔案管理制度8

　　一、統(tǒng)計資料檔案包括統(tǒng)計臺賬、原始統(tǒng)計報表、匯總統(tǒng)計資料和電子介質(zhì)的統(tǒng)計資料，以及統(tǒng)計管理工作中形成的文件。

　　二、各類統(tǒng)計資料嚴格按照檔案管理的.有關(guān)規(guī)定，實行年度分類、統(tǒng)一格式、分卷裝訂保存。

　　三、紙介質(zhì)和磁介質(zhì)檔案資料并存，且保持一致，磁介質(zhì)資料應(yīng)及時備份，并刻錄光盤存檔。

　　四、原始資料保存期限不少于2年，匯總性資料不少于10年;重要統(tǒng)計文件、重大歷史沿革統(tǒng)計資料及普查資料長期保存。到期作廢的統(tǒng)計資料，按照有關(guān)規(guī)定銷毀。

　　五、屬于國家秘密的統(tǒng)計資料，必須保密;屬于私人、家庭的單項調(diào)查資料，非經(jīng)本人同意，不得泄露;屬于調(diào)查對象的商業(yè)秘密，不得泄密。

　　六、統(tǒng)計資料檔案實行專人管理，按照有關(guān)規(guī)定查閱使用，杜絕毀損和遺失，確保統(tǒng)計資料安全。

　　七、機構(gòu)變動、人員調(diào)整應(yīng)辦理交接手續(xù)。統(tǒng)計資料檔案移交按照檔案法有關(guān)規(guī)定辦理。

資料檔案管理制度9

　　第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標準或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

　　第二條、項目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任

　　1、項目準備階段

　　建設(shè)單位各機構(gòu)負責(zé)收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件：勘查、設(shè)計單位負責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。

　　2、項目施工階段

　　項目實行總承包的。由各分包單位負責(zé)其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

　　3、項目試運行階段

　　試運行單位負責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負責(zé)收集、積累所承擔(dān)項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。

　　第三條、收集范圍

　　1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項目檔案。

　　2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

　　第四條、收集時間

　　各類文件應(yīng)按文件形成的.先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。

　　第五條、項目文件質(zhì)量要求

　　1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

　　2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。

　　3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計標定質(zhì)量的要求。

　　4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

　　5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

資料檔案管理制度10

　　檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料是公路工程建設(shè)監(jiān)理的職能和工作內(nèi)容；是制止公路工程建設(shè)行為的隨意性和盲目性；保證建設(shè)行為符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)政策；保證施工程序、質(zhì)量按規(guī)范的要求實施，進度、造價按計劃、合同實行。

　　1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。

　　2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問的`地方，應(yīng)及時向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請示，并將答復(fù)及時反饋施工單位。

　　3、完成監(jiān)理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。

　　4、為實現(xiàn)公路工程竣工資料規(guī)范化、標準化的管理目標，駐地監(jiān)理辦在工程監(jiān)理過程中必須使用建設(shè)單位統(tǒng)一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

　　5、從建設(shè)項目開工之日起，駐地監(jiān)理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設(shè)計文件、綜合管理類的往來文件、獨立籌建資料及工程監(jiān)理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，

　　力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設(shè)項目的形成、積累的資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中，屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料，駐地監(jiān)理辦應(yīng)按時整理，工程竣工后移交建設(shè)單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設(shè)計文件及非紙張載體資料按年度、按合同段、按問題、按保管期限進行整理；獨立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。

　　6、駐地監(jiān)理辦設(shè)一位負責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理本建設(shè)項目在監(jiān)理過程中形成的檔案資料，并配備必要的檔案設(shè)備。

　　7、駐地監(jiān)理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理辦、承包人、地方政府、設(shè)計單位之間的有關(guān)質(zhì)量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應(yīng)分類編號歸檔保存。

資料檔案管理制度11

　　1、目的

　　為了加強公司的檔案管理和保密工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務(wù)。

　　2、適用范圍

　　適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。

　　3、職責(zé)

　　3.1行政部為公司檔案管理的牽頭部門。

　　3.2除設(shè)備、財務(wù)等專門檔案由各相關(guān)部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

　　4、工作程序

　　4.1凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

　　4.1.1建廠時原始設(shè)計資料,各種招投標文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

　　4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的'各類原始材料。

　　4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報告及需要歸檔的其它文件。

　　4.1.4會議記錄、工作計劃、總結(jié)、情況匯報,以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。

　　4.2檔案的收集、鑒定與整理

　　4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應(yīng)經(jīng)常向有關(guān)部門和個人收集文件資料。有關(guān)部門和個人應(yīng)主動配合,定期檢查應(yīng)存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的文件資料,應(yīng)及時向行政部作收文登記,個人確需的,經(jīng)批準可以復(fù)印留用。

　　4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后,應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容,對其價值進行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應(yīng)完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料,經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準后可以定期銷毀。凡應(yīng)存檔文件,應(yīng)按內(nèi)容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

　　4.3檔案管理人員要求

　　檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應(yīng)熱愛檔案事業(yè),不務(wù)名利,遵紀守法、嚴守秘密;工作作風(fēng)嚴謹、一絲不茍。業(yè)務(wù)上應(yīng)努力學(xué)習(xí),具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的檔案管理專門業(yè)務(wù)知識,熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務(wù)的基本特點和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。

　　4.4檔案管理員崗位職責(zé)

　　4.4.1努力學(xué)習(xí)、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的各項規(guī)章制度,做好本職工作。

　　4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標準要求。

　　4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導(dǎo)檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

　　發(fā)揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。

　　4.4.4檔案人員必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。

　　加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

　　4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關(guān)鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設(shè)施,以防意外。

　　4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報告并采取補救措施。

　　4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評教育或追究相應(yīng)責(zé)任。

　　4.5檔案查閱制度

　　4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復(fù)印按《檔案查閱制度》辦理。

　　4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。

　　4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時,須報副總經(jīng)理同意后才能查閱。

　　4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復(fù)印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準。

　　4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、涂改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準,由檔案人員辦理。

　　4.5.6嚴守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。

　　4.6檔案保管制度

　　4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內(nèi)。

　　4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(柜)并作移交登記。

　　4.6.3庫房應(yīng)安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

　　4.6.4庫房門窗應(yīng)有防盜、防塵設(shè)施,并防止老鼠入侵,并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽措施。

　　4.6.5檔案柜、架應(yīng)按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當(dāng)距離。

　　4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。

　　4.7檔案室防火安全制度

　　4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財務(wù)檔案室都是重點防火部位。

　　4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

　　4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。

　　4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。

　　4.7.5閑散無關(guān)人員不得進入檔案室。

　　4.7.6檔案室應(yīng)配備必要的消防器材。

資料檔案管理制度12

　　1.目的作用

　　設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù)，為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài)，提高使用、維修水平，充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能，特制定本制度。

　　2.管理職責(zé)

　　2.1 設(shè)備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用，對其管理的主要負責(zé)部門是公司設(shè)備動力科，主要應(yīng)做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。

　　2.2 設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動力科可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件)，凡是需用資料的部門均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴格按公司制定的《檔案管理條例》，加強對設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。

　　3.主題釋意與說明

　　3.1 有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設(shè)備管理部門負責(zé)將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。

　　3.2 設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容:

　　3.2.1 制造廠的技術(shù)檢驗文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單。

　　3.2.2 設(shè)備安裝驗收移交書。

　　3.2.3 設(shè)備附件及工具清單。

　　3.2.4 設(shè)備大、中修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄。

　　3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。

　　3.2.6 設(shè)備改裝、更新技術(shù)。

　　3.2.7 設(shè)備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結(jié)果)。

　　3.2.8 設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。

　　3.2.9 安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。

　　3.2.10 設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。

　　3.2.11 設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護保養(yǎng)項目等)。

　　3.2.12 設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項目、質(zhì)量標準及驗收規(guī)范等)。

　　3.2.13 其他資料。

　　3.3 設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機械、電氣、動力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說明書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊及設(shè)備維修、使用原始等。

　　4.設(shè)備檔案資料的'收集

　　4.1 設(shè)備管理部門負責(zé)圖紙資料的收集工作，將設(shè)計通用標準、檢驗標準、設(shè)備說明書以及各種型號的設(shè)備制造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。

　　4.2 新設(shè)備進公司，開箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)(設(shè)備)的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制，以指導(dǎo)安裝施工，原圖分級妥善保管。

　　4.3 設(shè)備檢修與維修期間，由設(shè)備管理部門組織車間技術(shù)人員及有關(guān)人員對設(shè)備的易損件、傳動件等進行測繪，經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。

　　4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設(shè)備管理部門組織審核校對，發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等，進行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準一律不外借或帶出資料室。

　　5.設(shè)備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖，資料員必須經(jīng)過整理、清點編號、裝訂(指藍圖)，登賬后上架妥善保管。

　　5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設(shè)計、校對、審核人簽字。

　　5.2 底圖的保管

　　5.2.1 所有底圖按設(shè)備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。

　　5.2.2 底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門有關(guān)負責(zé)人員簽名(蓋章)批準，注明修改日期。

　　5.2.3 底圖作廢、銷毀，應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門組織技術(shù)員分別核實，確定無保存價值者，列出清單，經(jīng)設(shè)備管理部門負責(zé)人批準后方可銷毀。

　　5.3 動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管

　　5.3.1 動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。

　　5.3.2 動力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實際附設(shè)走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。

　　5.3.3 檔案資料必須保持與實物或?qū)嶋H情況相符，根據(jù)公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應(yīng)的變動，修改后歸檔。

　　6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求

　　6.1 技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準確

　　6.2 檢驗(檢測檢修、驗收記錄等資料由設(shè)備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。

　　6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號 6.4 圖紙上的各項技術(shù)要求標注齊全，圖紙清晰。

　　6.5 型號相同的設(shè)備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應(yīng)與實物核對，并在圖紙索引中加以注明。

　　6.6 設(shè)備經(jīng)改裝或改造后，圖紙應(yīng)及時修改。

　　6.7 圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上，并在修改索引上注明。

　　6.8 凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號。

　　6.9 訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無制造廠設(shè)備圖紙的編號，按下列辦法進行，即第一節(jié)為設(shè)備型號，第二節(jié)為部件號，第三節(jié)為零件號，每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始，以便書寫整齊和查閱清楚。

　　6.10 嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

　　7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定

　　7.1 資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。

　　7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。

　　7.3 絕密文件資料借閱，資料管理員需報請設(shè)備管理部門負責(zé)人批準后方可借閱。

　　7.4 資料借閱時間規(guī)定為10天內(nèi)，借閱期滿，資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者，應(yīng)辦順延手續(xù)，該歸還不歸還或遺失、損失者，由設(shè)備管理部按其損失作估價賠償。

　　7.5 非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員，經(jīng)設(shè)備部允許，可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

　　7.6 原圖原件或無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱。

　　7.7 本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前，有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者，須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則，辦公室不得辦理調(diào)動或退休手續(xù)。

　　8.附件

資料檔案管理制度13

　　一）、檔案材料收集

　　1、公司對內(nèi)收回、對外上報的各種蓋有公司公章的文件由各辦公室統(tǒng)一搜集管理。

　　2、各部門均應(yīng)指定專人（兼職）負責(zé)收集整理、移交本部門的存檔文件。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的重要的有價值的文件資料，由主辦部門收集存檔，會議文件由會議主辦部門收集存檔。

　　二）、歸檔范圍

　　1、文書檔案

　　1）各種會議的記錄和紀要；

　　2）上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、制度、批復(fù)規(guī)定、通知、通報等；

　　3）公司對外的發(fā)文與有關(guān)單位來往的文件；4）董事長、總經(jīng)理的批示指令、批復(fù)等；

　　5）集團及各分公司對各部門有存檔價值的事情計劃、總結(jié)、敷陳、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表、條約、協(xié)議書等。

　　6）公司和各分支機構(gòu)有存檔價值的機構(gòu)設(shè)置，合并撤銷、更名、人員編制、調(diào)動、招聘辭退、培訓(xùn)、干部任免、員工的薪資與獎勵、績效考核、保險、處分決定等資料。

　　7）國家有關(guān)職能部門的各種批文、批件、批準文號等。 8）公司訂閱的期刊、雜志等。

　　9）公司大事記，領(lǐng)導(dǎo)重要活動為講話材料，及公司的榮譽證書、獎杯等。

　　2、技術(shù)檔案

　　1）技術(shù)開發(fā)的整套圖紙（藍圖、底圖）、設(shè)計文件、標準（企業(yè)標準、技術(shù)標準、驗收標準、其他標準）、檢驗規(guī)則等。

　　2）施工合同、技術(shù)協(xié)議、專利文件。 3）與技術(shù)有關(guān)的資料、文件。

　　3、聲像檔案

　　1）上級領(lǐng)導(dǎo)視察、外交活動、集團及各分公司高層領(lǐng)導(dǎo)的'重要會議及各種活動的聲像資料；

　　2）公司制作的各種宣傳廣告(POP、DM)、宣傳照片、底片及相關(guān)說明等。

　　4、人事檔案

　　1）《xxxxx人才登記表》；2）《xxxxx試用轉(zhuǎn)正申請表》；

　　3）《xxxxx員工晉級、降級及薪資變動申請表》；4）《xxxxx員工體檢表》

　　5）學(xué)歷證明，職稱、身份證復(fù)印件。 5、財務(wù)檔案

　　1）會計憑證

　　2）管帳賬簿

　　3）會計報表

　　三）、歸檔

　　1、各部門每年度形成的文書檔案應(yīng)于下年度三月份以前移交檔案室。

　　2、堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則，緊張事情、緊張會議形成的文件材料、聲像材料要及時立卷歸檔。

　　3、歸檔文件資料需經(jīng)交接雙方具體清點，并填寫歸檔注銷表，雙方交接表為憑證。

　　4、歸檔時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、附件收集齊全，保持文件材料的齊全完整，同時應(yīng)對文件按要求進行分類、排列、編號、填寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表，案卷裝訂，填寫案卷封面，編寫卷案目錄。以上案卷應(yīng)同時制作兩份，原件案卷存入機要檔案室，未經(jīng)總經(jīng)理批準不得動用，另一份復(fù)印件案卷存入普通檔案室。

　　5、對不符合存檔要求（如殘頁、缺頁、次序混亂等）資料、檔案室有權(quán)要求部門重新整理，直到符合要求為止。

　　四）、檔案借閱

　　1、公司內(nèi)部人員借閱文件資料需經(jīng)所在部門帶領(lǐng)批準，在檔案室辦理借閱手續(xù)。

　　2、外單位借閱文件資料，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后方可辦理借閱手續(xù)。

　　3、借閱帶有密級性文件資料，必須經(jīng)董事長、總經(jīng)理批準方可辦理借閱手續(xù)，借閱者要妥善保管所借資料，如發(fā)生泄密情況，借閱者承擔(dān)全部責(zé)任。

　　4、借閱期限最長為15天，借閱者必須按期歸還，所借的文件資料，因特殊情況延期時，必須經(jīng)行政部主任批準。

　　5、借閱者必須保持所借文件資料的清潔和完整，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借。

　　6、如違背規(guī)定的單位和個人，將取消借閱資歷。五）、檔案室管理

　　1、公司檔案室設(shè)專職檔案員進行管理，負責(zé)文書、技術(shù)及聲像檔案的歸檔、借閱、保管等管理工作。公司財務(wù)、審計檔案由計財處負責(zé)存檔管理。人事檔案由XXX負責(zé)歸檔管理。

　　2、已經(jīng)歸檔的文件資料，應(yīng)按內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，進行分門別類地整理歸檔。

　　3、帶密級的文件資料、緊張條約等，應(yīng)設(shè)專柜管理。 4、錄音帶、錄像帶、磁盤等要采取防磁措施，防止資料遭到破壞。

　　5、檔案室負責(zé)制定文件資料保管期限（永久、十年、五年、三年、二年、一年）。

　　6、對超期存檔的資料，由檔案室提出銷毀報告，經(jīng)有關(guān)部門審核和總經(jīng)理批準，在有效監(jiān)督的情況下進行銷毀。

　　7、各種檔案應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，檔案室應(yīng)通風(fēng)優(yōu)秀、空氣干燥，以防受潮、發(fā)霉或變質(zhì)。

　　使用，防止火災(zāi)發(fā)生。

資料檔案管理制度14

　　為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué)，提高科研的管理水平，制定以下制度：

　　一、科研檔案的建立規(guī)范

　　1、檔案實行一題一檔制度。

　　2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結(jié)題報告、驗收鑒定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現(xiàn)象記錄、調(diào)查問卷、訪談記錄、教案、教學(xué)實錄等）

　　3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。

　　4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。

　　二、科研檔案內(nèi)容：

　　（一）、課題檔案

　　課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。

　　1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。

　　2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的`原始材料（實驗數(shù)據(jù)處理、組織培訓(xùn)記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結(jié)、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。

　　3、后期檔案：包括課題研究總結(jié)、申請驗收報告、結(jié)題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應(yīng)用等。

　　（二）、教學(xué)成果檔案：論文、創(chuàng)新、教具制作

　�。ㄈ�）、試題：試卷檔案

　�。ㄋ模�、綜合檔案

　　包括：⑴各級教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關(guān)科研工作的文件、法規(guī)、制度；⑵科研規(guī)劃、計劃、科研工作總結(jié)；⑶有關(guān)會議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話；⑷科研信息資料；⑸教師培訓(xùn)材料；⑹科研工作檢查記錄；⑺獲得的各種獎勵材料等。

　　三、科研檔案歸檔：

　　1、原則上每學(xué)期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì)，相關(guān)研究人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。

　　2、歸檔工作實行簽字制度。

　　3、對于個人有關(guān)資料，個人需要保留原件，應(yīng)將復(fù)印件交檔案室留存。

　　4、課題檔案實行結(jié)題統(tǒng)一上交（或分階段上交）。

資料檔案管理制度15

　　一、目的

　　對各項工作中形成的記錄、科技資料、往來文件(書)檔案進行控制，為質(zhì)量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據(jù)，為工作改進提供依據(jù)。

　　二、范圍

　　2.1適用于質(zhì)量控制和檢測活動中的各種質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄、各部門間的往來文件的歸檔管理等。

　　三、職責(zé)

　　3.1質(zhì)控部辦公室人員負責(zé)往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負責(zé)在崗人員的人事、業(yè)績考核資料的立卷、歸檔管理。

　　3.2各科室負責(zé)與其相關(guān)的往來文件、儀器設(shè)備等資料的收集、立卷。

　　3.3財務(wù)人員負責(zé)會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。

　　3.4宣傳人員負責(zé)影像資料的收集歸檔管理。

　　3.5質(zhì)量管理人員負責(zé)會同有關(guān)科室設(shè)計和統(tǒng)一質(zhì)量記錄、技術(shù)記錄的格式及健康相關(guān)產(chǎn)品的檢驗報告，做好質(zhì)量體系活動與技術(shù)運作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。

　　3.6辦公室主任負責(zé)審批檔案室保存檔案的借閱。

　　3.7質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式并批準實施。

　　3.8各科室在質(zhì)量活動和技術(shù)運作時，按要求填寫質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄，做好各類記錄的收集。

　　3.9各科室兼職檔案員負責(zé)本科室記錄的預(yù)立檔和移交。

　　3.10技術(shù)主管批準到期記錄(檔案)的銷毀處理。

　　四、程序

　　4.1記錄格式的確定

　　4.1.1技術(shù)記錄的格式可由各科室設(shè)計，各科室負責(zé)人審核。

　　4.1.2質(zhì)量記錄的格式由質(zhì)量管理人員組織設(shè)計，經(jīng)質(zhì)量主管審核。

　　4.1.3質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式，并批準實施。

　　4.1.4所有經(jīng)批準受控的記錄格式由質(zhì)量管理科統(tǒng)一編碼標識，編制記錄清單，并發(fā)布使用，非受控表格經(jīng)科室負責(zé)人審核同意后直接投入使用。

　　4.1.5在評審和使用過程中發(fā)現(xiàn)記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經(jīng)相應(yīng)審批后發(fā)布使用。質(zhì)量管理人員負責(zé)通知有關(guān)部門和人員，發(fā)放新的格式表。

　　4.1.6上級部門規(guī)定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。

　　4.2記錄的內(nèi)容要求與改進

　　4.2.1格式欄目中所要求填寫的內(nèi)容必須滿足信息足夠的原則，并經(jīng)科室負責(zé)人審核批準；科室負責(zé)人應(yīng)定期組織有關(guān)技術(shù)骨干對記錄格式的'必要性、充分性和可追溯性進行評定，并隨著實踐不斷改進完善。各科室應(yīng)有記錄格式的控制清單，在批準起用新格式時，原有的格式應(yīng)予以廢除停用。

　　4.2.2原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗工作的可復(fù)現(xiàn)性。檢驗原始記錄的內(nèi)容應(yīng)包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據(jù)、器材記錄、環(huán)境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結(jié)果及導(dǎo)出數(shù)據(jù)、檢驗人員和校(復(fù))核人員簽字等。

　　4.3記錄的填寫

　　4.3.1各科室負責(zé)人應(yīng)根據(jù)以上職責(zé)和“記錄的管理流程”(附后)要求認真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。

　　4.3.2記錄填寫應(yīng)及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。

　　4.3.3記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準要求的，相應(yīng)的簽字人應(yīng)按文件規(guī)定要求進行審核、批準、簽字。

　　4.3.4檢測的技術(shù)記錄要記錄技術(shù)操作的過程及結(jié)果再現(xiàn)所需的足夠信息，注意詳細記錄每次測定條件和環(huán)境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。

　　4.4記錄的更改

　　4.4.1當(dāng)記錄中出現(xiàn)差錯時，應(yīng)遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)應(yīng)在被更改值(或文字)的右上方，并由檢測人在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。

　　4.4.2如需改正的數(shù)據(jù)或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標識“作廢”兩字，由改正者在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。

　　4.4.3電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數(shù)據(jù)丟失或改動。

　　4.5記錄(檔案)的收集與歸檔

　　4.5.1本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。

　　4.5.2記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負責(zé)人審定簽字；記錄檔案卷宗上應(yīng)有該記錄的標識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內(nèi)容。質(zhì)量管理主管負責(zé)質(zhì)量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸檔。

　　4.5.3各科室的質(zhì)量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內(nèi)容分類編目，年末進行預(yù)立卷后，凡重要的質(zhì)量控制或涉及質(zhì)量控制的法規(guī)文件填寫《檔案移交清單》，于規(guī)定時間交檔案室歸檔。

　　4.6記錄的保存和管理

　　4.6.1檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂保存，按“年度---科室---保存期限分類法”進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發(fā)文本》。由辦公室主任、檔案員及有關(guān)科室負責(zé)人根據(jù)檔案內(nèi)容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為五年，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負責(zé)人審核，報技術(shù)管理層批準后銷毀。

　　4.6.2檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制；設(shè)置記錄檔案框架。

　　4.6.3記錄檔案應(yīng)存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴格遵守保密紀律和制度，執(zhí)行相應(yīng)的保密和保護所有權(quán)的程序

　　4.6.4電子媒體的記錄應(yīng)確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。

　　4.6.5檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和利用情況進行統(tǒng)計，填寫《檔案統(tǒng)計登記表》報上級部門。

　　4.7記錄(檔案)的借閱

　　4.7.1對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經(jīng)相應(yīng)檔案管理科室負責(zé)人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業(yè)范圍的業(yè)務(wù)檔案，受控文件資料借閱按《文件控制程序》執(zhí)行。

　　4.7.2外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質(zhì)量檔案須經(jīng)質(zhì)量管理科負責(zé)人批準，其他檔案經(jīng)相關(guān)管理部門批準。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。

　　4.7.3工作人員借閱檔案資料應(yīng)先提出申請，經(jīng)相關(guān)科室負責(zé)人批準后借閱與本人目前從事專業(yè)有關(guān)的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發(fā)現(xiàn)有損、撕、涂改或泄露檔案內(nèi)容者，檔案管理者必須及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取適當(dāng)?shù)募m正措施。

　　4.8記錄的清理、處置和銷毀

　　4.8.1辦公室主任(或科室負責(zé)人)會同檔案員對保存期滿的檔案(記錄)進行審閱，有價值的檔案繼續(xù)保存，確認無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案銷毀清理冊》報技術(shù)管理層審批同意后，由規(guī)定機構(gòu)監(jiān)督銷毀。

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